Quando o assunto é reunião, as opiniões se dividem e o grupo dos que detestam, normalmente é maior dos que são a favor. Uns acham perda de tempo, enquanto outros acham imprescindíveis para alinhar estratégias e execução. Tudo é uma questão de paradigma e gestão, mas a grande realidade é que os detratores dessa atividade, provavelmente foram influenciados por más experiências em empresas que não sabiam fazer reuniões eficazes. Existem algumas dicas para que os encontros não fiquem com o estigma de perda de tempo, e de atividade de quem não tem o que fazer: Deve ter dia e hora para acontecer como se fosse uma rotina semanal. O horário para acabar também é importante determinar e cumprir. A pessoa que comanda, é a peça mais importante, pois deve ser pontual, assertiva e ter pulso para direcionar os assuntos, além de não deixar a mesma perder o foco e o rumo. Percepção e sensibilidade é muito importante que o comandante da reunião tenha. Se não possuir esses dois itens, o encontro tende a ser agressivo, e se tornar um barril de pólvora. Portanto, é necessário entender que nem sempre é o topo da hierarquia que “toca” a reunião, pois se ele não tiver esses atributos, pode delegar a alguém. Mas tem que haver respeito e dar carta branca ao responsável. Quando as reuniões são rotineiras, o foco devem ser as metas. Quando forem extraordinárias, a convocação deve ter o cuidado de ter um comunicado antecipado, e sempre deve vir informado da pauta. Todo cuidado é importante para as reuniões de última hora, e não devem ser chamadas pessoas que não tem nada a ver com o assunto. Além de frustrar, farão que se tornem improdutivas. Lembre-se que quanto mais reuniões extraordinárias, mais a empresa passa a imagem de ser desorganizada. E maior será a turma que irá detratar esse tipo de encontro.
E como são as organizações que não se reúnem? Provavelmente, a comunicação deve ser extremamente falha, e os departamentos devem ser ilhas isoladas, onde cada um enxerga um horizonte diferente.
E o que não fazer nas reuniões? Deixar de responsabilizar as pessoas é um grande passo para que os encontros se tornem improdutivos. Focar nas pessoas, ao invés do problema, também é um caminho para que a sala vire uma praça de guerra. Não se deve atrasar a reunião em função da chefia, aliás, ela deve ser a primeira a cumprir a pontualidade. E, ninguém anotar nada, é sinônimo de que não farão nada em busca dos resultados. E por incrível que possa parecer, muitos nem levam agenda.
Muitos ainda acham que um encontro a dois possa ser chamado de reunião. É importante distinguir quando alguns minutos para alinhar algo não seja encarado como reunião, pois senão cada vez mais as pessoas criarão falsos paradigmas sobre o tema.
Enfim, respeitando os pontos de vistas, o que deve ser refletido: É possível alinhar estratégias sem comunicação? A reunião, talvez seja um mal extremamente necessária.

Data: 01/02/11
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