É difícil se agradar a gregos e troianos, quando o assunto é reunião de empresa. Para uns, é um momento importante para alinhar as estratégias da organização, para outros, longas horas cansativas e perdidas, que na maioria das vezes não se leva a nada.

O grande responsável por uma reunião eficaz e empolgante é o líder que comanda o encontro. Na prática, as reuniões seguem o script abaixo, e qualquer semelhança com a sua empresa, será mera coincidência. Normalmente são marcadas de última hora, sem momento para começar, nem para acabar, e o seu planejamento de tarefas do dia “que se dane”. Nessa hora, tudo é menos importante que o chamado. Até o seu cliente, e o compromisso com a família à noite, pois eles costumam convocar bem próximo do final da tarde. Essas na realidade, são reuniões extraordinárias, ou seja, são encontros a mais  além da que já acontece toda a semana. O perfil das reuniões possui a “cara” do chefe. Se ele for o modelo assertivo, menos mal; mas infelizmente a grande maioria segue outra tendência. Uns costumam chegar atrasados, e a empresa literalmente pára por longos minutos ou horas, a espera do comandante e demandante do encontro. Outros não conseguem ter as “rédeas” da turma, e o foco principal (quando existe) fica em segundo plano, pois o assunto se desvia para outros problemas. Alguns mais irônicos costumam conceituar dias inteiros de reuniões como: “Excelentes coffee breaks, interrompidos por discussões chatas e improdutivas”.

Encontros freqüentes acabam com a execução nas empresas. Os estudos das estratégias acabam tomando o tempo das ações. E sem executar as estratégias não se tem resultados. Em uma pesquisa realizada pela consultoria americana Marakon Associates com 187 executivos seniores, apenas 12% relataram que as reuniões são produtivas, e com ações posteriores.

A reunião é um mal necessário. É um momento de alinhamento das estratégias e execuções. Mas, se utilizada em excesso, ou mal coordenada, engessa e emperra a gestão da empresa. Algumas medidas de líderes eficazes, têm colaborado para que os encontros sejam mais produtivos e focados. Tem dia e horário certo para iniciar e terminar. O ideal é no máximo de 1 hora e atrasos não são tolerados. O foco são os assuntos pautados, e normalmente são ligados diretamente a metas, que são crucialmente importantes para que a empresa alcance seu objetivo principal. Desvios de assuntos são rapidamente cortados, e resolvidos depois entre as partes. E por fim, não existem cadeiras, apenas mesas redondas pequenas e altas, estilo “bar”, onde os participantes ficam em pé. “Comilança” nem pensar. Empresas e administradores modernos, estão começando a perceber que no mundo atual, realmente “time is Money” (tempo é dinheiro), e estão aprendendo a dar uma dinâmica maior no dia a dia atribulado. Conversas informais e piadinhas dão lugar ao foco e a velocidade. Com isso, perde se um pouco do glamour e descontração dos encontros, mas ganha-se em produtividade e satisfação. Se você é gestor, esse é o seu desafio. E que a execução esteja acima de qualquer outro fato. Senão, podemos continuar nos enganando e convocando reuniões, para apenas decidir quando será a próxima.

Data: 27/10/09
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